La factura electrónica para autónomos y pymes ya tiene un marco reglamentario aprobado, pero su implantación no se producirá de golpe ni afecta de la misma manera a todas las facturas. El cambio principal será la obligación de emitir, enviar y recibir facturas electrónicas estructuradas en las operaciones entre empresas y profesionales.
A fecha de 12 de julio de 2026, todavía no existe un día concreto marcado en el calendario para todos los autónomos y pequeñas empresas. Los plazos comenzarán a contar cuando entre en vigor una orden ministerial técnica que sigue pendiente de publicación.
Esto no debe confundirse con los nuevos requisitos de los programas de facturación, conocidos habitualmente por el nombre VERI*FACTU, cuyo calendario sí fija fechas en 2027.
La situación real en 2026
| Obligación | Situación en julio de 2026 | Fecha relevante |
| Factura electrónica entre empresas y autónomos | Reglamento aprobado, pero pendiente de la orden que activa los plazos | Un año para negocios de más de 8 millones y dos años para el resto desde dicha orden |
| Adaptación de programas de facturación | Calendario aprobado | Antes del 1 de enero de 2027 para sociedades y antes del 1 de julio de 2027 para el resto |
| Facturas a las administraciones públicas | Ya pueden estar sujetas a factura electrónica | Depende del proveedor, organismo y tipo de operación |
| Facturas a consumidores particulares | No entran en la obligación general entre empresas | Continúan bajo las reglas ordinarias de facturación |
| Envío de un PDF por correo | Puede seguir usándose en determinados casos, pero no será suficiente para cumplir la futura obligación B2B | La factura obligatoria deberá tener formato estructurado |
El reglamento de la factura electrónica entre empresarios y profesionales se publicó el 31 de marzo de 2026 y entró formalmente en vigor el 20 de abril. Su aplicación efectiva, no obstante, depende de una orden posterior que definirá elementos técnicos de la solución pública.
Factura electrónica y VERI*FACTU no son lo mismo
Buena parte de la confusión procede de mezclar dos reformas diferentes.
Factura electrónica obligatoria
Regula cómo se intercambia la factura entre dos empresas o profesionales.
La factura deberá:
- Emitirse en un formato electrónico estructurado.
- Llegar al sistema elegido por el destinatario.
- Poder procesarse automáticamente.
- Permitir informar de su aceptación, rechazo y pago.
- Intercambiarse entre plataformas compatibles.
Reglamento de los programas de facturación
Regula cómo debe funcionar el programa utilizado para facturar.
El sistema deberá garantizar:
- Integridad de los registros.
- Trazabilidad.
- Conservación.
- Legibilidad.
- Inalterabilidad.
- Registro de anulaciones.
- Generación del código QR cuando corresponda.
- Capacidad para exportar los registros.
Un programa puede tener que cumplir estos requisitos antes de que el autónomo esté obligado a intercambiar todas sus facturas B2B en formato electrónico estructurado.
| Aspecto | Factura electrónica B2B | Sistemas de facturación y VERI*FACTU |
| Qué regula | Envío y recepción de facturas entre negocios | Funcionamiento del programa de facturación |
| Documento afectado | Factura electrónica estructurada | Registro informático de cada factura |
| Finalidad principal | Digitalización y control de los pagos | Integridad y trazabilidad fiscal |
| A quién afecta | Empresas y profesionales en operaciones B2B | Usuarios de sistemas informáticos de facturación dentro de su ámbito |
| Implica enviar datos a Hacienda | La solución pública recibirá facturas o copias | Solo la modalidad VERI*FACTU remite automáticamente los registros |
| Plazos | Pendientes de la orden ministerial | 1 de enero o 1 de julio de 2027 |
Los registros generados por un sistema VERI*FACTU no son la factura electrónica completa. Son registros normalizados que contienen información fiscal y elementos de seguridad, pero no sustituyen al documento comercial intercambiado con el cliente.
Cuándo será obligatoria la factura electrónica
El calendario se divide en dos grandes grupos.
Empresas y profesionales que superen los 8 millones de euros
La obligación comenzará doce meses después de la entrada en vigor de la orden ministerial pendiente.
El límite se calcula sobre el volumen de operaciones del año natural anterior.
Resto de autónomos y pymes
La obligación comenzará veinticuatro meses después de que entre en vigor esa misma orden.
Por tanto, no es correcto afirmar que todos los autónomos tendrán que emitir obligatoriamente facturas electrónicas B2B en una fecha concreta de 2026 o 2027 mientras no se publique la orden que inicia el cómputo.
La solución pública deberá estar operativa al menos dos meses antes de la primera aplicación efectiva del sistema.
Ejemplo de cómo se calcularían los plazos
Supongamos que la orden técnica entrase en vigor el 1 de diciembre de 2026.
Los plazos serían:
- Negocios con más de 8 millones de euros: desde el 1 de diciembre de 2027.
- Resto de empresas y profesionales: desde el 1 de diciembre de 2028.
Estas fechas son únicamente un ejemplo para entender el cálculo. No constituyen el calendario oficial, porque la publicación de la orden todavía debe producirse.
Quién estará obligado
La obligación alcanzará, con carácter general, a los empresarios y profesionales que facturen a otros empresarios o profesionales establecidos en España.
Esto incluye potencialmente a:
- Autónomos.
- Sociedades limitadas.
- Sociedades anónimas.
- Cooperativas.
- Comunidades de bienes.
- Sociedades civiles.
- Profesionales colegiados.
- Comercios que venden a otras empresas.
- Agencias.
- Consultores.
- Diseñadores.
- Transportistas.
- Profesionales digitales.
- Pequeños fabricantes.
- Arrendadores que actúen como empresarios a efectos fiscales.
El tamaño del negocio no determina si existirá obligación. Solo influye en el momento en que comenzará a aplicarse.
La norma se refiere a operaciones cuyo destinatario sea un empresario o profesional con sede, establecimiento permanente, domicilio o residencia habitual en España.
Qué operaciones quedan fuera de la obligación general
No todas las ventas tendrán que convertirse en facturas electrónicas estructuradas.
Facturas a consumidores particulares
Las operaciones B2C, realizadas con consumidores que no actúan como empresarios o profesionales, no forman parte de la obligación general regulada para las relaciones B2B.
Un comercio podrá seguir entregando tickets o facturas simplificadas cuando la normativa lo permita.
Facturas simplificadas
Las operaciones documentadas mediante facturas simplificadas quedan, en general, excluidas.
La excepción son determinadas facturas simplificadas cualificadas que incluyen datos adicionales del destinatario y permiten ejercer derechos tributarios.
Operaciones con clientes extranjeros
La obligación española se centra en las operaciones destinadas a empresarios o profesionales establecidos en España.
Una factura emitida a un cliente extranjero puede estar sujeta a otras normas, formatos acordados o sistemas implantados en su país.
Facturas a organismos públicos
La facturación con las administraciones públicas tiene un sistema propio y no debe confundirse con la nueva obligación general entre empresas privadas.
Un proveedor público puede estar obligado a usar un punto general de entrada y un formato determinado aunque todavía no se le aplique la nueva factura electrónica B2B.
Actividades y operaciones expresamente excluidas
El reglamento contempla exclusiones específicas para determinadas operaciones de mercados energéticos y sistemas de liquidación del transporte aéreo.
Para la mayoría de los pequeños negocios, las exclusiones relevantes serán las facturas a particulares y las facturas simplificadas ordinarias.
Un PDF dejará de ser suficiente
Una de las novedades que más afectará al trabajo cotidiano es la diferencia entre una factura digital y una factura electrónica estructurada.
Una factura creada en Word, convertida en PDF y enviada por correo es un documento electrónico legible por una persona, pero sus datos no están necesariamente preparados para que otro programa los procese automáticamente.
La futura factura B2B obligatoria deberá generarse en un formato estructurado.
Los formatos admitidos incluyen:
- UBL.
- Facturae.
- CII.
- EDIFACT.
Estos archivos separan y etiquetan campos como:
- Emisor.
- Destinatario.
- Número de factura.
- Fecha.
- Base imponible.
- Tipo de IVA.
- Cuota.
- Retención.
- Importe total.
- Fecha de vencimiento.
- Forma de pago.
El receptor podrá incorporar la factura a su contabilidad sin tener que copiar manualmente cada dato.
Las plataformas privadas deberán ser capaces de transformar las facturas entre los formatos admitidos para garantizar que los sistemas puedan comunicarse.
Se podrá seguir enviando una copia en PDF
El PDF podrá seguir utilizándose como representación visual o copia legible, pero no sustituirá al archivo estructurado cuando la factura electrónica sea obligatoria.
Durante el primer año de aplicación para los negocios con más de 8 millones de euros, las facturas electrónicas deberán acompañarse de un PDF legible, salvo que el destinatario acepte expresamente recibir solo el formato estructurado.
Para un pequeño negocio, lo más práctico será elegir un programa que permita generar simultáneamente:
- El archivo estructurado exigido.
- Una representación en PDF.
- Una copia imprimible.
- El asiento o registro contable.
- Los estados de cobro.
Cómo funcionará el sistema español
El futuro sistema permitirá utilizar:
- La solución pública gratuita.
- Plataformas privadas.
- Programas propios adaptados.
- Una combinación de sistemas públicos y privados.
El receptor podrá elegir su punto de entrada. Si no comunica públicamente una plataforma privada, se entenderá que recibe las facturas mediante la solución pública.
Una empresa no podrá obligar a todos sus proveedores a contratar un programa concreto. Las plataformas deberán interconectarse y permitir el intercambio sin imponer al emisor el mismo proveedor utilizado por el receptor.
La solución pública gratuita
La Agencia Tributaria desarrollará una solución pública que permitirá:
- Emitir facturas electrónicas.
- Recibirlas.
- Consultarlas.
- Descargar facturas.
- Informar de su rechazo.
- Comunicar el pago.
- Consultar los estados.
- Actuar mediante representantes autorizados.
También habrá un formulario gratuito para facilitar la emisión a autónomos y negocios con pocas facturas.
Esta opción puede ser suficiente para un profesional que emite cinco o diez facturas al mes, pero podría resultar limitada para una empresa con:
- Muchos clientes.
- Facturación recurrente.
- Inventario.
- Varios usuarios.
- Conciliación bancaria.
- Proyectos.
- Presupuestos.
- Pedidos.
- Remesas.
- Integración contable.
La solución pública deberá estar disponible antes de que comience la obligación y su utilización será gratuita.
Qué ocurre si utilizas un programa privado
Puedes seguir utilizando un proveedor privado siempre que el sistema se adapte a los requisitos técnicos.
Cuando la factura se emita fuera de la solución pública, deberá enviarse simultáneamente una copia electrónica fiel en formato UBL al repositorio público.
El programa debería encargarse automáticamente de:
- Generar el formato correcto.
- Firmar la factura cuando proceda.
- Enviarla al destinatario.
- Remitir la copia a la solución pública.
- Recibir facturas de otras plataformas.
- Transformar formatos.
- Mostrar los estados.
- Comunicar cobros y pagos.
- Conservar la documentación.
El autónomo no debería tener que subir manualmente cada factura a varios portales si el proveedor ha desarrollado correctamente la integración.
Los estados de la factura serán una parte central
El cambio no termina cuando se envía la factura.
El destinatario deberá informar de determinados estados.
Estados obligatorios
- Aceptación o rechazo comercial de la factura.
- Pago efectivo completo.
- Fecha en que se produce cada estado.
Estados voluntarios
- Aceptación parcial.
- Rechazo parcial.
- Pago parcial.
- Importe pagado.
- Cesión de la factura a un tercero.
La comunicación deberá realizarse en un máximo de cuatro días naturales, excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales, desde que se produzca el estado correspondiente.
Además, el destinatario deberá informar a la solución pública del pago completo, de su fecha efectiva y del vencimiento de la factura.
Los autónomos tendrán que controlar también las facturas recibidas
La reforma no afecta únicamente a quien emite.
Un autónomo deberá poder:
- Recibir facturas electrónicas.
- Identificar las pendientes de revisar.
- Rechazar las incorrectas.
- Comunicar el pago.
- Registrar la fecha de vencimiento.
- Consultar el historial.
- Descargar copias.
- Facilitar el acceso a su asesoría.
Hasta ahora, muchos profesionales gestionaban las facturas recibidas mediante una carpeta de correo o enviándolas una vez al trimestre a la gestoría.
Ese método dejará de ser suficiente para llevar al día los estados obligatorios.
Plazo especial para algunos autónomos
Los autónomos persona física y determinadas entidades en atribución de rentas con un volumen de operaciones no superior a 8 millones de euros dispondrán de un periodo adicional para asumir las obligaciones relacionadas con la comunicación de estados.
La obligación de emitir y recibir la factura electrónica llegará cuando corresponda al grupo general de pequeños negocios, pero la aplicación completa de determinados estados tendrá una transición más amplia.
Este margen no debe interpretarse como una exención permanente. El programa elegido debería estar preparado desde el inicio para gestionar pagos, vencimientos y rechazos.
Qué cambia en el trabajo diario
| Antes | Con el nuevo sistema |
| Crear una factura en Word o Excel | Generarla mediante un sistema adaptado |
| Enviar un PDF por correo | Transmitir un archivo estructurado |
| Esperar una confirmación informal | Consultar estados normalizados |
| Marcar manualmente una factura como cobrada | Comunicar el pago a la plataforma |
| Recibir facturas en distintas cuentas de correo | Centralizar su entrada |
| Copiar datos a la contabilidad | Importarlos automáticamente |
| Guardar documentos en carpetas | Mantener registros trazables |
| Elegir cualquier numeración sin controles | Utilizar series y registros coherentes |
| Modificar una factura guardada | Rectificar mediante el procedimiento correspondiente |
El mayor cambio no será visual. Una factura podrá seguir mostrando el mismo logotipo, conceptos y totales, pero detrás existirá una estructura de datos capaz de circular entre programas.
Fechas de VERI*FACTU y de los sistemas de facturación
Los plazos de adaptación de los programas son:
- Antes del 1 de enero de 2027 para entidades que presentan el Impuesto sobre Sociedades.
- Antes del 1 de julio de 2027 para el resto de contribuyentes incluidos en el reglamento.
En el segundo grupo se encuentran normalmente los autónomos persona física.
Hasta la fecha correspondiente existe un periodo de pruebas. Una empresa puede utilizar un sistema VERI*FACTU de prueba y posteriormente cambiar de modalidad antes de que llegue su obligación definitiva.
VERI*FACTU será obligatorio
No necesariamente.
El reglamento permite dos modalidades.
Modalidad VERI*FACTU
El programa envía automáticamente los registros de facturación a la Agencia Tributaria.
Entre sus ventajas pueden estar:
- Menores requisitos internos de conservación.
- Automatización.
- Disponibilidad de registros en la sede.
- Verificación mediante QR.
- Menor complejidad técnica para el usuario.
Modalidad no VERI*FACTU
Los registros permanecen en el sistema del negocio.
El programa debe incorporar medidas adicionales:
- Firma electrónica de los registros.
- Registro de eventos.
- Conservación segura.
- Capacidad de exportación.
- Envío cuando la Administración lo solicite.
Por tanto, lo obligatorio será utilizar un sistema conforme al reglamento cuando se esté dentro de su ámbito. La remisión inmediata mediante VERI*FACTU será una de las modalidades posibles, no la única.
Qué negocios pueden quedarse con una herramienta sencilla
La solución gratuita o un programa básico puede resultar suficiente cuando el profesional:
- Emite pocas facturas.
- No tiene empleados.
- No gestiona inventario.
- No necesita presupuestos complejos.
- No cobra cuotas recurrentes.
- Trabaja con pocos clientes.
- No requiere conexión con una tienda online.
- Lleva la contabilidad mediante una gestoría.
Un programa más completo será recomendable cuando exista:
- Facturación recurrente.
- Comercio electrónico.
- Catálogo amplio.
- Control de stock.
- Varios centros de trabajo.
- Diferentes usuarios.
- Conciliación bancaria.
- Gestión de proyectos.
- Partes de trabajo.
- Pedidos y albaranes.
- Integración con asesoría.
- Gran volumen de facturas recibidas.
Cómo elegir un programa de facturación
No basta con que el proveedor utilice las palabras “adaptado” o “preparado”.
Solicita respuestas concretas.
Cumplimiento legal
El proveedor debe confirmar:
- Adaptación al reglamento de sistemas de facturación.
- Fecha de disponibilidad de la versión definitiva.
- Compatibilidad con VERI*FACTU.
- Posibilidad de utilizar la modalidad no VERI*FACTU, cuando la ofrezca.
- Generación de QR.
- Registros de alta y anulación.
- Declaración responsable del fabricante.
Factura electrónica B2B
Comprueba si permitirá:
- Generar UBL, Facturae u otro formato admitido.
- Recibir facturas estructuradas.
- Conectarse con la solución pública.
- Comunicarse con plataformas privadas.
- Informar de pagos y rechazos.
- Crear una representación en PDF.
- Gestionar estados.
- Descargar copias.
Gestión diaria
Valora funciones como:
- Presupuestos.
- Facturas recurrentes.
- Facturas rectificativas.
- Series de numeración.
- Gestión de gastos.
- Conciliación bancaria.
- Modelos fiscales.
- Acceso para asesorías.
- Exportación de datos.
- Copias de seguridad.
- Aplicación móvil.
- Soporte técnico.
Costes
Pregunta por:
- Cuota mensual.
- Número de usuarios.
- Límite de facturas.
- Coste por empresa.
- Almacenamiento.
- Integraciones.
- Soporte.
- Migración.
- Permanencia.
- Precio de futuras actualizaciones.
Una tarifa muy barata puede dejar de serlo si cobra aparte cada usuario, empresa o módulo.
Qué debe aparecer en una factura
La digitalización no elimina los datos tradicionales.
Una factura completa seguirá necesitando, entre otros elementos:
- Número y serie.
- Fecha de expedición.
- Datos del emisor.
- NIF del emisor.
- Datos del destinatario.
- NIF del destinatario cuando proceda.
- Descripción de la operación.
- Fecha de la operación si es diferente.
- Base imponible.
- Tipo impositivo.
- Cuota de IVA.
- Retención cuando corresponda.
- Importe total.
- Menciones especiales exigibles.
- Fecha de vencimiento cuando sea relevante.
El programa ayuda a estructurar la información, pero el responsable de que los datos sean correctos continúa siendo el empresario o profesional.
Cómo prepararse sin esperar al último mes
Paso 1: identificar cómo facturas
Anota:
- Cuántas facturas emites al mes.
- Cuántas recibes.
- Cuántos clientes son empresas.
- Cuántos son particulares.
- Qué programas utilizas.
- Cómo controlas los cobros.
- Quién presenta tus impuestos.
- Dónde conservas las facturas.
- Si utilizas facturación recurrente.
- Si vendes por internet.
Este diagnóstico determina si basta una solución gratuita o necesitas un programa integrado.
Paso 2: clasificar a los clientes
Separa:
- Empresas españolas.
- Autónomos españoles.
- Administraciones públicas.
- Consumidores.
- Empresas extranjeras.
- Clientes con establecimiento permanente en España.
La obligación no se aplicará igual a todos.
Paso 3: revisar el programa actual
No des por hecho que una actualización llegará automáticamente.
Pregunta al proveedor:
- Qué versión será compatible.
- Cuándo estará disponible.
- Si tendrá coste.
- Cómo migrará las facturas anteriores.
- Qué ocurrirá con los clientes y productos.
- Cómo se enviarán los estados.
- Si habrá conexión con la gestoría.
Solicita la respuesta por escrito.
Paso 4: ordenar los datos maestros
Corrige antes de migrar:
- Nombres fiscales.
- NIF.
- Direcciones.
- Correos.
- Formas de pago.
- Cuentas bancarias.
- Vencimientos.
- Tipos de IVA.
- Retenciones.
- Series.
Un sistema automatizado amplifica los errores que ya existen en la base de datos.
Paso 5: separar emisión y cobro
Muchas hojas de cálculo solo registran que una factura existe.
El nuevo flujo exige distinguir:
- Emitida.
- Entregada.
- Aceptada.
- Rechazada.
- Vencida.
- Pagada parcialmente.
- Pagada por completo.
- Rectificada.
Empieza a trabajar con estos estados aunque todavía no sean obligatorios.
Paso 6: coordinarse con la asesoría
La gestoría debe saber:
- Qué programa utilizas.
- Cómo recibirá los documentos.
- Quién corregirá errores.
- Quién gestionará las facturas rechazadas.
- Cómo se comunicarán los pagos.
- Qué acceso tendrá.
- Quién conservará las copias.
- Cómo se realizará el cierre trimestral.
Delegar los impuestos no significa delegar automáticamente la emisión ni la comunicación diaria de estados.
Paso 7: hacer pruebas
Antes de abandonar el sistema anterior:
- Crea clientes de prueba.
- Emite varias facturas.
- Genera una rectificativa.
- Registra un pago parcial.
- Importa una factura recibida.
- Exporta los datos.
- Comprueba el PDF.
- Revisa los impuestos.
- Da acceso a la asesoría.
- Verifica la copia de seguridad.
La migración debe probarse con tiempo suficiente para corregir problemas.
Calendario práctico de preparación
| Momento | Acción recomendada |
| Segundo semestre de 2026 | Revisar programas, clientes y procesos |
| Antes de finalizar 2026 | Sociedades preparadas para los requisitos de sus sistemas de facturación |
| Primer semestre de 2027 | Autónomos persona física terminan su adaptación al reglamento de software |
| Cuando se publique la orden B2B | Calcular la fecha concreta de obligación |
| Seis meses antes de la obligación B2B | Activar recepción, formatos y estados |
| Tres meses antes | Realizar pruebas con clientes y proveedores |
| Primeros meses obligatorios | Revisar rechazos, pagos y conciliaciones semanalmente |
Un ejemplo de flujo completo
Una diseñadora autónoma presta un servicio a una sociedad española.
El proceso será:
- Crea la factura en su programa.
- El sistema genera el formato estructurado.
- La factura se envía al punto de entrada del cliente.
- Se deposita la copia correspondiente en la solución pública.
- El cliente la recibe en su plataforma.
- La acepta o la rechaza.
- La diseñadora consulta el estado.
- El cliente realiza el pago.
- Se comunica la fecha efectiva del pago.
- La factura aparece como cobrada.
- La asesoría accede a los datos necesarios.
Si el cliente utiliza otro proveedor tecnológico, las plataformas deberán encargarse de la interoperabilidad.
Qué sucede con las facturas rectificativas
Una factura emitida no debe borrarse ni modificarse como si nunca hubiera existido.
Cuando haya un error será necesario utilizar el procedimiento de rectificación correspondiente.
El sistema debe mantener:
- Factura original.
- Motivo de la rectificación.
- Documento rectificativo.
- Serie utilizada.
- Fecha.
- Relación entre ambos documentos.
- Registro de anulación cuando proceda.
Cambiar directamente el PDF guardado rompería la trazabilidad exigida.
Se podrá seguir utilizando Excel
Excel puede servir para:
- Control interno.
- Presupuestos.
- Cálculos.
- Seguimiento comercial.
- Análisis.
No será una solución suficiente cuando se utilice como único sistema para crear facturas y no genere los registros, formatos, QR, trazabilidad y conexiones exigidas.
Un autónomo que redacta una factura en una plantilla, cambia el número manualmente y la guarda como PDF deberá migrar a una herramienta adaptada.
Cuánto puede costar la adaptación
El coste dependerá del volumen y la complejidad.
| Tipo de negocio | Solución posible | Coste orientativo |
| Autónomo con pocas facturas | Formulario público | Gratuito |
| Autónomo con gestión básica | Programa sencillo en la nube | Cuota reducida |
| Pequeña empresa | Facturación, gastos y banco | Cuota mensual intermedia |
| Empresa con inventario | Programa de gestión o ERP | Coste superior |
| Negocio con desarrollo propio | Adaptación técnica e integraciones | Presupuesto personalizado |
No debe valorarse solo la cuota. También cuentan:
- Tiempo ahorrado.
- Reducción de errores.
- Soporte.
- Migración.
- Formación.
- Integraciones.
- Permanencia.
- Recuperación de datos.
- Acceso de la asesoría.
Cómo afectará a la morosidad
El sistema permitirá conocer con mayor precisión:
- Cuándo se expidió la factura.
- Cuándo fue entregada.
- Si fue rechazada.
- Cuál era su vencimiento.
- Cuándo se pagó.
- Si el pago fue completo.
La finalidad no es únicamente fiscal. También se pretende mejorar el seguimiento de los plazos de pago entre empresas.
La solución pública almacenará información sobre facturas, rechazos y pagos que podrá emplearse para controlar la morosidad comercial.
Qué debe hacer un autónomo que factura muy poco
Un profesional que emite una o dos facturas al mes no necesita contratar inmediatamente un programa complejo.
Su preparación puede limitarse a:
- Mantener actualizado su certificado digital.
- Ordenar los datos de clientes.
- Corregir la numeración.
- Registrar los vencimientos.
- Consultar con su asesoría.
- Esperar a conocer la solución pública.
- Probar el formulario gratuito cuando esté disponible.
- Conservar correctamente sus facturas anteriores.
El volumen reducido no elimina la futura obligación, pero sí permite elegir una herramienta más sencilla.
Qué debe hacer una pyme con muchos clientes
Una pequeña empresa con cientos de facturas debería comenzar antes.
Necesita comprobar:
- Integración con su contabilidad.
- Importación de pedidos y albaranes.
- Facturación recurrente.
- Conexión bancaria.
- Gestión de impagos.
- Recepción masiva.
- Estados automáticos.
- Acceso de distintos departamentos.
- Integración con comercio electrónico.
- Migración histórica.
- Plan de continuidad.
Esperar a la fecha límite puede provocar bloqueos en cobros, duplicidades y facturas rechazadas.
Preguntas frecuentes
¿La factura electrónica ya es obligatoria para todos los autónomos?
No. El reglamento está aprobado, pero los plazos de la obligación B2B comenzarán cuando entre en vigor la orden ministerial técnica pendiente.
¿Hay una fecha definitiva para los autónomos?
No para la obligación general de factura electrónica entre empresas. Sí existe una fecha para adaptar los sistemas de facturación: antes del 1 de julio de 2027 para la mayoría de los autónomos incluidos.
¿Las sociedades deben adaptar antes su programa?
Sí. Las entidades que presentan el Impuesto sobre Sociedades deben utilizar sistemas adaptados antes del 1 de enero de 2027.
¿Un PDF es una factura electrónica válida?
Puede ser una factura electrónica en determinadas relaciones voluntarias, pero no será suficiente para cumplir la futura obligación B2B estructurada.
¿Tengo que enviar todas las facturas a Hacienda?
La futura solución pública recibirá las facturas emitidas mediante ella o copias de las generadas en plataformas privadas. En los sistemas de facturación, el envío automático de registros corresponde a la modalidad VERI*FACTU.
¿VERI*FACTU es obligatorio?
No como modalidad única. También existe la opción de conservar los registros en un sistema no VERI*FACTU que cumpla requisitos adicionales.
¿Las facturas a particulares serán electrónicas obligatoriamente?
No por la obligación general B2B. Las ventas a consumidores siguen un régimen diferente.
¿Los tickets también tendrán que ser electrónicos?
Las facturas simplificadas ordinarias quedan, en general, fuera de la obligación B2B, aunque el programa utilizado para expedirlas puede estar sujeto al reglamento de sistemas de facturación.
¿Podré usar el programa de mi asesoría?
Sí, siempre que permita cumplir las obligaciones y se defina quién emitirá, recibirá y comunicará los estados.
¿El cliente puede obligarme a contratar su plataforma?
No debería poder imponer un proveedor concreto. Las plataformas deben ser interoperables.
¿Habrá una opción gratuita?
Sí. Está prevista una solución pública y un formulario gratuito.
¿Tendré que informar cuando pague una factura recibida?
Sí, cuando resulte aplicable el sistema completo, el destinatario tendrá que comunicar el pago efectivo y su fecha.
¿Puedo esperar hasta que se publique la orden?
Puedes esperar para conocer la fecha exacta de la factura B2B, pero no conviene aplazar la adaptación del programa, porque los plazos de los sistemas de facturación llegan en 2027.
Prepararse no significa comprar el primer programa disponible
La factura electrónica cambiará la forma de emitir documentos, pero también el modo de recibirlos, aceptarlos, pagarlos y compartirlos con la asesoría. El autónomo dejará de gestionar archivos aislados para trabajar con un flujo de información trazable.
En 2026, la decisión más sensata no consiste en contratar deprisa una herramienta costosa ni en ignorar la reforma hasta el último momento. Consiste en separar las dos obligaciones, revisar el proceso actual, ordenar los datos y exigir al proveedor una respuesta clara sobre compatibilidad, plazos y costes.
Quien llegue al cambio con clientes depurados, facturas numeradas correctamente y un sistema probado apenas notará la transición. Quien continúe dependiendo de plantillas manuales y carpetas de correo tendrá que transformar todo su proceso cuando el calendario ya esté corriendo.
